RUANG LINGKUP PUBLIC RELTIONS

Pada dasarnya, humas (hubungan masyarakat) merupakan bidang atau fungsi tertentu yang diperlukan oleh setiap organisasi, baik itu organisasi yang bersifat komersial (perusahaan) maupun organisasi yang nonkomersial. Mulai dari yayasan, perguruan tinggi, dinas militer, sampai dengan lembaga-lembaga pemerintah, bahkan pesantren dan usaha bersama seperti Gerakan Nasional Orang Tua Asuh (GN-OTA) pun memerlukan humas. Kebutuhan akan kehadirannya tidak bisa dicegah, terlepas dari kita menyukainya atau tidak, karena humas merupakan salah satu elemen yang menentukan kelangsungan suatu organisasi secara positif. Arti penting humas sebagai sumber informasi terpercaya kian terasa pada era globalisasi dari “banjir informasi” seperti saat ini.

Dalam kenyataan sehari-hari, istilah humas sering dikacaukan dengan istilah periklanan, pemasaran, penjualan, publisitas, dan propaganda. Meskipun diantara istilah-istilah ini terdapat hubungan yang erat (sebagian aspeknya memang tumpang-tindih), namun humas merupakan suatu entitas tersendiri yang memiliki definisi berbeda.

Kita dapat membedakan humas dari iklan, pertama-tama dari segi tujuannya. Tujuannya periklanan adalah penjualan melalui persuasi. Sedangkan tujuan humas adalah penyajian berbagai informasi dan pendidikan atau penyuluhan untuk menciptakan saling pemahaman. Upaya-upaya periklanan akan jauh lebih berhasil apabila didahului dengan kegiatan humas. Tentu saja, karena suatu produk akan lebih mudah dijual jika konsumen sudah mengetahui dan memahami keberadaannya.

Kegiatan terpadu humas dan periklanan itu sering disebut sebagai “pendidikan pasar”. Ini merupakan contoh nyata betapa humas mampu mendukung strategi pemasaran. Humas itu memang merupakan kegiatan praktis dan bisa diandalkan guna meraih pangsa pasar yang tak akan dapat direbut bila kita semata-mata mengandalkan periklanan saja. Hal ini terutama sekali berlaku apabila produknya, baik itu berupa barang maupun jasa, atau pasarnya benar-benar baru. Banyak produk yang gagal dijual semata-mata karena pasarnya sendiri tidak terdidik dengan baik dalam kondisi pasar seperti itu, periklanan yang tidak didukung oleh kegiatan humas hanya akan memboroskan biaya. Dengan digunakannya riset pemasaran untuk mengetahui calon konsumen yang paling tepat, tentu saja segala bentuk, alat maupun wahana iklan yang ideal dan paling efektif akan mudah ditentukan.

Barangkali anda mengira bahwa humas itu hanya terdiri dari urusan hubungan pers atau hubungan media, karena radio dan televisi juga sering dilibatkan. Namun sesungguhnya, humas jauh lebih luas dari sekedar penyelanggaraan hubungan yang baik antara pihak perusahaan atau organisasi dengan pihak media. Humas modern mencakup semua urusan yang harus diperhatikan oleh semua organisasi atau perusahaan public atau swasta, komersial maupun nirlaba. Bidang yang diurusnya bahkan lebih luas dari bidang pemasaran atau periklanan. Pihak yang harus dilayaninya bukan hanya konsumen, melainkan semua pihak yang memang terkait dengan suatu organisasi atau perusahaan, yaitu mulai dari masyarakat secara keseluruhan, para pemilik atau pemegang saham dan pegawai.

Salah satu bidang perhatian humas saat ini adalah penanganan situasi krisis yang setiap saat bisa melanda perusahaan. Yaitu, mulai dari aksi pemogokan para pekerja, unjuk rasa masyarakat, hingga ancaman pengambil alihan saham-saham perusahaan di bursa.

Berfungsi tidaknya Public Relations dalam sebuah organisasi menurut Efendy dalam bukunya Hubungan Masyarakat Suatu Studi Komunologis, dapat diketahui dari ada tidaknya kegiatan yang menunjukan ciri-cirinya yakni :

1.    Public Relations adalah kegiatan komunikasi dalam suatu yang berlangsung dua arah secara timbal balik.

2.      Public Relations merupakan penunjang tercapainya tujuan yang ditetapkan oleh manajemen suatu organisasi.

3.        Pulic yang menjadi sasaran kegiatan Public Relations adalah public eksternal dan public internal.

4.   Operasionalisasi Public Relations adalah membina hubungan yang hrmonis antara organisasi dengan public dan mencegah terjadinya rintangan psikologis baik yang timbul dari pihak organisasi maupun dari pihak public.

Kegiatan Public Relations terbagi menjadi dua yaitu Kegiatan-kegiatan yang ditujukan kedalam disebut Internal Public Relations dan kegiatan-kegiatan yang ditujukan keluar Exsternal Public Relations. Menurut Kasali dalm buku Manajemen Public Relations, Publik Internal adalah masyarakat yang berada dalam organisasi dan melakukan aktifitas yang berhubungan dengan kelangsungan hidup organisasi tersebut yang terdiri dari :

1.        Pemegang saham dan pemilik perusahaan.

Manajer dan Top Executives, yaitu orang-orang yang memegang jabatan structural dalam perusahaan.

2.        Karyawan, yaitu orang-orang di dalam perusahaan yang tidak memegang jabatan structural.

3.        Keluarga karyawan.

Dalam usaha untuk menciptakan suasana yang menyenagkan dan keuntungan dalam badan itu, komunikasi yang bersifat “two-way Communication” mutlak harus ada, yaitu komunikasi antara pimpinan dengan bawahan dan juga antara bawahan dan pimpinan yang merupakan “feedback” yang berdasarkan hubungan manusiawi yang baik dan menciptakan suasana kerja yang kondusif. Tugas Public Relations dalam Internal Public Relations yaitu menyelenggarakan komunikasi yang sifatnya persuasif dan informatif.

Sedangkan public eksternal Menurut Kasali dalam Manajemen Public Relations adalah masyarakat yang berada di luar organisasi namun keberadaannya turut mempengaruhi aktifitas organisasi yang terdiri atas :

1.        Konsumen, adalah pihak yang membeli produk/jasa suatu perusahaan.

2.        Bank, merupakan pihak yang menyediakan dana untuk digunakan sebagai modal.

3.        Pemerintah, yaitu sebagai penentu kebijakan.

4.        Pesaing, sebagai alat untuk mengukur efisiensi perusahaan dari keadaan yang ditawarkan oleh pesaing.

5.        Komunitas, yaitu masyarakat yang tinggal, hidup, dan berusaha disekitar perusahaan.

6.        Media masa yang berupa hubungan timbal balik untuk membantu penyebaran informasi bagi masyarakat mengenai perusahaan dan bagi pers sendiri untuk mendapatkan informasi untuk menjadi bahan berita.

Berdasarkan hal tersebut, tugas penting Exsternal Public Relations adalah mengadakan komunikasi yang efektif, informatif dan persuasif, yang ditujukan kepada public diluar badan itu. Informasi yang disampaikan harus jujur, teliti dan berdasarkan fakta. Sebab public mempunyai hak untuk mengetahui hal yang sebenarnya terjadi dalam perusahaan.

Dengan kelompok-kelompok tersebut harus senantiasa diadakan kominikasi dalam rangka memelihara dan membina hubungan yang harmonis dengan mereka. Hubungan baik dengan public Eksternal sama pentingnya dengan public Internal, turut menentukan sukses tidaknya tujuan yang dicapai oleh suatu organisasi.